Financial Suite > Rapportage > Rapportage website


  •  

    Rapportage website

    Documenten opslag en taken lopen synchroon, waardoor kwaliteit geborgd is

    Bel ons


    lees meer

Vinden zonder zoeken voor duizenden gedeelde rapportage documenten

Iedere rapportage is een project

Met de rapportage website optimaliseert u uw rapportageproces. Deze website biedt met haar controles, checks en balances en samenwerkingsmogelijkheden een kwaliteitsverbetering voor uw balansdosier.

Alle relevante documenten worden in 1 bibliotheek verzameld ten behoeve van het rapportage proces. Het betreft hier dus geen documenten in het primaire data, maar data die door planning en control zijn geanalyseerd en vastgelegd. Door toevoeging van de metadata (zoekcriteria) zijn de meest gezochte data in standaard vensters terug te vinden.De opvolging van de taken is geborgd met een al even uniek taken beheersysteem.

Taak codering  = document codering

De bibliotheken zijn standaard voorzien van 50 verschillende documenttypen, zoals bijv. afschrijvingsstaat, Intercompany afstemming, rapporten etc. De bijbehorende lijst van documenten is eenvoudig aan te passen van generiek naar specifiek. De documenten hebben dezelfde codering als de taken waardoor u eenvoudig voor iedere rapportageperiode uw electronisch balansdosssier kunt opstellen. U kunt uw documenttypen zelf bijwerken in de stamgegevens

Rapportage_Lijsten

 

Zoeken is vinden geworden, door de toepassing van de standaardcoderingen

Balansdossiers

Bookmark and Share

Hoe verzamel je alle documenten voor de periode rapportage, controleer je ze op tijdigheid, juistheid en volledigheid? Maak gebruik van de kennis van de collega's van andere afdelingen om de rapportage samen te stellen.

 

Uitdagingen.
Terugkerende vragen bij de periode afsluiting zijn:
• Volledigheid: hebben we alle documenten?
• Juistheid:     hebben we alle controles uitgevoerd?
• Tijdigheid :   hebben we de juiste versie op tijd ontvangen?
• Hoe kan ik eenvoudig het juiste document direct vinden?
• Bij wie moet ik zijn voor vragen over dit document?
• Wie maakte de laatste update?
Al deze vragen worden expliciet en impliciet beantwoord door de wijze waarop deze website is ingericht.

• Gebruiksfrequentie: 12 -13  keer per jaar
• Toepassing: iedere organisatie die periodiek rapporteert aan directie of holding
• Oplossing: rapportage website, met aparte "views" naar periode, balans, resultatenrekening, vaste activa, HR, etc.

Aanvullende informatie

Vergelijk de kosten van zelf maken met de aanschafprijs.

Interne ontwikkeltijd:
- Ervaren SharePoint gebruiker met uitgebreide prognose ervaring: +/- 300 uur
- Startende SharePoint gebruiker: ongeveer  420+ uren

Als u de aanschaf prijs vergelijkt met de kostenindicatie van het maken, kunt u op basis van deze uitkomst een beeld vormen welke beslissing u neemt. Voor dit product ligt de payback tijd op enkele weken.

Inhoud en opties van de website

In plaats van iedere rapportage periode een map met submappen, is er nu 1 centrale bibliotheek voor planning en control waar je alle documenten voor het hele jaar kan opslaan, waarbij met het selecteren van periode en type document bepaald wordt waar ze komen te staan.

Dit zijn de opties in de rapportage website:

• De structuur van de website volgt het rapportage proces
• Is ingericht voor 13 rapportageperiodes +1
• Ondersteunt interne en externe rapportage
• Ondersteunt periode afsluiting taken en controles
• Heeft versiebeheer per document
• Heeft voortgang bewaking voor projectmatige bewaking

• Heeft een aankondiging van de eerstkomende rapportage datum op de home page
• Heeft een timetable voor rapportage voor alle periodes
• Heeft een coderings systeem met 2 niveaus voor documenten indeling naar type, bijv A. balans, A01 fixed assets etc.

• Heeft een gedeelde bibliotheek voor de documenten/ bestanden die betrekking hebben op de externe rapportage, waarin de 4 externe rapportages (Q1,Q2, Q3 en jaarverslag) worden opgeslagen.
• Heeft gedeelde bibliotheken per afdeling die documenten aanlevert
• Alle bibliotheken zijn beveiligd, faciliteren het gebruik

NB: De website werkt optimaal bij het gebruik van de budget takenlijst.

De website is standaard voorzien van  

  • Structured storage©: unieke codering voor alle documenten gebaseerd op balans, W en V etc, Excel, word, powerpoint etc.
  • Single point upload©: alle documenten kunnen op 1 plek worden opgeslagen
  • Vele views op de bibliotheken maken inzicht eenvoudig
  • Intercompany documenten worden apart getoond
  • Aparte views op consolidatie documenten
  • Mogelijkheid op de rapportagetaken, timetable en externe rapportage op te nemen
  • Alle taken lopen dan synchroon met de codering van de rapportage bibliotheek.
  • Documenten zijn terug te vinden per type document/file, periode en een 15 tal andere inzichten
  • Views van documenten per maand -per kwartaal
  • Aparte views voor groeps rapportage en Intercompany

 

Samenvatting


Bezoek de demosite om de lay out en de werking van de rapportage website te ervaren. Deze geeft u meer informatie dan een schermafdruk. Het enige wat dan nog rest is een mail naar de gebruikers sturen (via SharePoint) om aan te geven hoe gebruikers voortaan hun taken moeten afwerken en hun documenten moeten opslaan.